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精益辦公:“改進研討會”如何運作

發布時間:2019/12/5 9:08:23  來源: 

研討會是精益辦公的核心環節,基本遵循了價值流分析的原則和內容,這也是精益能應用到各種流程和環節的很好思路。

研討會一開始應針對預改進的現有流程進行檢查,并和團隊共同檢視目標,同時,也提供基本的精益概念的訓練,特別是創造價值活動與不能創造價值活動的概念。

步驟一,誰是此流程的顧客?

任何改進流程的第1步是讓團隊識別出顧客的需求,以及滿足這些需求的支持和創造價值的流程。只有完成這第1步,團隊才能明確定義價值,并留意到流程中未能真正創造價值的工作與活動。

這個步驟可能比我們想象的還要復雜,比如他們在研討會中辨識出幾個流程,應收賬款、應付賬款、員工支出事后報銷等。在員工支出事后報銷部分,誰是顧客呢?報銷對象是員工本身?企業是否希望有一個監管程序以避免發生欺騙情形?所以,員工本身、企業是直流程的顧客,因此我們必須同時考慮這兩類顧客有價值的制度。

步驟二,分析現狀

盡可能讓研討會的參與者親歷整個流程,以符合現地現物的原則。在此過程中參與者應該和操作員工討論,以深入了解操作流程的運作情形、浮現問題,并誘使他們提出各種改進構想。親身走進整個流程,也可使參與者更了解“產品”流程中的行進距離與實際停留點。此外,研討會的參與者也要證實、確定所有的現狀資料,包括工作處理時間、等候時間、品質等級等。這個步驟最重要的工作是識別出哪些是創造價值的活動。

創造價值的活動:有哪些實際轉化步驟對于顧客支付費用以取得的服務至關重要?這些步驟可能是信息化的轉化,例如工程作業或會計作業,你可能是顧客本身的轉變,例如對顧客的頭發進行造型工作、對顧客動手術、教育顧客等。

不能創造價值的活動:哪些是純粹的浪費,例如所有等候時間都屬于不能創造價值的活動,像走動時間、重做、無用的信息等。

不能創造價值,但必要的活動:大野耐一稱“不能創造價值的工作”(non-value added work),或者是“免不了的伴隨工作”(incidental work)。這類活動或者工作,雖然從顧客的角度未能創造價值,但在目前的情況下是必要的工作,例如檢驗,為確保遵照某些程序而實施的控制制度、文件記錄工作等。

一旦參與研討會的團隊完成現狀記錄后,下步是規劃可評估其流程的整體績效的指標,以下是一些常見的指標:

1.前置期:此“產品”在系統中停留的時間;

2. 創造價值比率:(創造價值的總計時間)/前置期;

3. 此“產品”在流程中進行移動的距離;

4. 人員在執行此工作時移動的距離;

5. 生產效率:每筆交易花費的人力、工時;

6. 傳遞次數;

7. 品質比率:歷經第1次流程而未發生瑕疵的“產品”數量比例。

在規劃出評估流程的指標后,研討會團隊會重新審視先前制定的目標,看看這些目標是否合理,以及是否要增加目標。自此,研討會團隊可以開始研究并提出未來的精益情況。

步驟三,提出未來情況的愿景

在研究如何改進現有流程或規劃新流程之前,必須從研討會所有參與者那兒獲得所有改進構想,一個很好的方法是讓團隊進行頭腦風暴,讓所有參與者把他們的改進構想寫在帖子上,研討會的輔導者收集這些構想后,大聲宣讀這些構想。并把它們張貼在現狀圖的相關處。

未來狀況愿景中應該納入的重要精益概念,包括:

1. 創造“一個流”,盡可能的使信息無縫式的流經整個系統,不要采取大批處理方式;

2. 重新安排工作中心(企業架構),以配合創造價值的流程,以“一個流”的方式來支持顧客;

3. 當需要避免或減少傳遞作業時,采取跨部門團隊合作的方式,盡可能集中于同一個作業地點;

4. 為某個創造價值流程指派一名經理人,以顧客角度去負責處理從頭到尾的服務,就像豐田汽車公司的產品發展制度中采取由總工程師負責的方式;

5. 盡可能交易處理數量平均,以使工作量均衡化;

6. 在流程中建立品質管理,而不采取事后檢驗;

7. 把工作標準化,以標準格式清楚記錄工作情形;

8. 去除多余的制度,例如不同人員之間的調停協議;

9. 采取視覺顯示與控制,可更容易的看到與了解工作執行的情況,使追蹤工作減至最少。

步驟四,執行——開始動手

改進研討會的下一步開始是實現未來愿景。把未來情況流程圖區分為幾個部分,團隊也因此分成幾個小組。在研討會進行期間的執行活動,可能包括:

1. 重新安排工作區域以實現“一個流”;

2. 工作場所的清理與組織(5S和目視化);

3. 制定標準的工作操作說明;

4. 修改公司的相關程序;

5. 表格或文件的從新設計;

6. 解決問題的工作,以挖掘造成品質問題的根本原因;

7. 對支持流程改進的信息技術制定規格要求或進行必要的修改;

8. 對新流程的操作人員培訓。

步驟五,評估——測量績效

改進研討會的最后一個階段,是確定評估指標與方法,以追蹤改進的進展情況,從而確保在研討會期間實現的成果能夠延續下去。絕大多數的評估指標應該和改進研討會中使用的評估指標相同,現狀指標可作為評估基準,未來情況指標則是欲實現的目標。接著,必須實行一個簡單的追蹤制度,這個制度最好是在現場直接收集到的資料為基礎,每一項評估指標應該指派專人負責收集數據。

在每個主要的區域,把現狀價值流程圖、未來情況價值流程圖、評估指標、執行計劃、目標,其他溝通事項等張貼于“精益狀況布告欄”上,這是一個視覺顯示方法,以讓全體員工了解目前的進展情況。

在我看來,精益辦公需要投入的時間更多、精力更大,是一個很系統的工程。從另一面來講,如果做好精益辦公,很可能給企業帶來更大的成本節約,又或者是精益戰略和部署等方向的優化。


參考文獻:杰弗里.萊克《豐田汽車案例》,李芳齡譯。

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