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如何通過改進研討會,繪制并試行價值流程圖

發布時間:2019/12/3 20:19:36  來源: 

在非制造的部門和行業開展精益管理,同樣需要從價值點出發,找到浪費各種浪費情形。要實現精益的結果,就需要跟相關部門進行充分的研討并繪制價值流程圖。

怎樣繪制“服務環節”的價值流程圖?

精益制造流程中有一個經證實、非常有效的方法是“繪制價值流程圖(value stream mapping)”,這是邁克.魯斯與約翰.舒克根據豐田公司的材料與信息流程圖改編而成的。價值流程圖描繪了某產品族的制造流程、材料與信息流程,并幫助識別系統中的浪費。繪制價值流程圖的方法是從豐田公司的一項工具演進而來的,這項工具現今的名稱是“材料與信息流程圖。”大野耐一的作業管理顧問部門使用此工具來幫助制造業的供貨商學習豐田生產方式,這是供貨商了解其現狀的最佳起始點。之后,我們便可繪制包含看板、生產均衡化、設備切換時間等的未來流程狀態的愿景。在價值流程圖中,以方塊代表操縱流程,箭頭線連接這些操作流程。總體來說,前置期區分為創造價值的時間和不能創造價值的時間。

雖然在許多服務與商業操作中并未涉及實物的制造轉化,你仍然能輕易的修改應用這項工具,以繪制類似信息流程圖的價值流程圖,詹姆斯.摩根(James. Morgan)發展出的版本可有效繪制產品發展的價值流程圖。利用這個修改后的繪制法可以了解一些重要事項,例如決策點、反饋回路、計劃的檢討(反省)。這些事項被標示在某項目的日程表中,顯示其發生時間。由于不同部門在不同時間點涉入,因此,操作流程的安排是以負責的部門來劃分,例如車體工程作業、沖摸作業部門。和制造業的價值流程圖一樣,方塊代表操作流程,三角形代表存貨。在這個例子中,存貨指的是等候處理的信息,存貨三角形下方的方格中顯示的是信息在操作流程之間的排隊等候時間。操作流程有一些關鍵指標,例如工作時間(task time, TT),在系統中的時間(time in system,TIS),價值比例(value ratio, VR=創造價值的時間/總前置時間)。價值流程圖上顯示了許多浪費情形,除了等候時間以外,還可以看到工程作業的切換(engineering changes, e/c)、重做,因為第一次未做對而導致必須解決各類問題所花費的時間。條紋箭頭線連接各操作流程,顯示所有事項皆以大批方式“推入”下一個操作流程。

服務的流程多半復雜且有數百或數千種活動,你若想一次把所有活動與事項繪制在一起,將會是一團亂。但是,繪制一幅現有系統的整體價值流程圖,可以讓所有人一致看出流程中的浪費情形。未來面貌的價值流程圖可顯示期望實現的未來愿景,并有助于識別出價值流程中最能減少浪費情形的機會。借助它,你可以找到最明顯的5~10個可制造大量浪費的步驟,并開始著手去除浪費的細節工作。

研討會很有必要

更細節的子流程可以項目的方式進行改進工作,在短時間內以舉辦改進研討會(kaizen workshop)的方式,進行全面檢視與改進。舉辦改進研討會是所有服務型企業進行變革的一項重要工具。這類研討會大約為期一周,參與者在研討會中分析現有流程,并建立經營流程版本,最重要的是,開始著手改進流程的工作。

研討會的參與者必須包括負責此項改進流程的經理人——所謂的“流程的業主”(process ower)、改進工作的團隊領導者,以及實際在此流程操作的人員。我們也建議,此流程的顧客與供貨商最好也參與研討會。但是,團隊人數最好盡可能不要超過15人,才能使研討會的研討與執行獲得更好的控制。改進研討會分成三階段:準備工作、研討會的實際運作、研討會結束后的持續改進工作。

我們多半還沒有經歷過服務環節的價值流分析和實際項目操作,需要我們深入學習、思考和實踐。最后的練手方式是從自己的工作開始、從自己部門的工作開始、從我們能做的開始。

參考文獻:杰弗里.萊克《豐田汽車案例》,李芳齡譯。

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